우리가 만드는 파워포인트 슬라이드는 대부분 다른 사람들에게 보여줘야 하는 자료입니다. 보고용이 될 수도 있고, 발표용이 될 수도 있고, 무엇인가를 제안하기 위한 것일 수도 있으며, 나를 소개하기 위한 슬라이드가 될 수도 있습니다.

그래서 좋은 PPT를 만들기 위해 가장 중요한 것은 무엇보다도 이것을 볼 사람이 누구인지를 생각하고 만드는 것입니다.

제안서나 보고서는 슬라이드를 보는 사람들에게 논리적인 설명을 위해 인포그래픽과 텍스트를 중심으로 만들면 좋고, 청중들에게 강한 임팩트를 남기고 싶은 경우는 이미지와 큰 글자의 핵심 키워드를 중심으로 만드는 것이 좋습니다. 또, 집중력이 좀 떨어질 것 같은 주제나 청중들이 대상이라면 애니메이션이나 동영상을 포함한  슬라이드를 만들면 호기심을 유발하면서 관심을 끌 수가 있을 것입니다.

이런 관점을 가지고 슬라이드를 만들 때, 다시 한번 막히는 부분이 바로 좋은 컨텐츠를 구하는 것입니다.

특히 주제에 적당한 이미지로 깔끔하게 내용을 전달하고자 하는데 막상 가지고 있는 이미지 자료가 없는 경우 대략 난감해 지는 경우가 종종 있습니다.

이럴땐 대부분 구글링을 통해 이미지를 구하는 경우가 많은데, 이때 주의해야 할 것이 하나 있습니다.

바로 저작권과 관련된 문제입니다.

물론 다운받은 이미지를 개인적인 용도로 만 사용한다면 큰 문제는 없겠지만, 외부 공모전을 위한 자료를 만들거나, 다른 회사에 제안하는 경우, 또는 온라인 상에 공개해야 하는 경우 등에는 특히 이 저작권에 대해 주의가 필요합니다.

그래서 오늘은 저작권 걱정 없이 무료로 이미지를 다운받을 수 있는 방법을 몇가지 소개하려고 합니다. 오늘 소개한 사이트 외에도 무료로 이미지를 받을 수 있는 곳이 많기 때문에 저작권 걱정 없이 좋은 이미지를 많이 활용해서 좋은 슬라이드를 만드시기 바랍니다.

첫번째는 당연히 구글링...

구글에서 원하는 이미지를 검색한 후 메뉴에서 '설정 > 고급검색'을 클릭합니다.

화면 아랫 부분으로 오면 '사용 권한'을 선택할 수 있는데 여기서 '사용, 공유 또는 수정 가능(상업적 용도 포함)'을 선택합니다. 가장 느슨한 기준이기 때문에 이 기준으로 검색을 하고 만일 적당한 이미지가 나오지 않으면 '사용 또는 공유 가능(상업적 용도 포함)'으로 다시 한번 검색해 봅니다.

원하는 권한을 선택한 후 아래에 있는 '고급검색'을 클릭하면 저작권 걱정 없는 이미지를 찾을 수 있습니다.

저작권 설정 후 검색을 하게 되면 아래와 같이 저작권에 대해 설정한 조건에 해당하는 이미지만 검색이 되기 때문에 조회된 이미지 중 적당한 이미지를 사용한다면 큰 문제는 없을 것입니다.

다음은 대표적인 이미지 공유 사이트인 Flickr입니다.

주소는  https://flickr.com

사용 방법은 구글 이미지 검색과 비슷합니다.

먼저 검색창에 검색하고자 하는 내용을 입력한 후 검색 결과를 확인합니다.

그 다음 메뉴 선택 중 '모든 라이센스'를 클릭하면 저작권 사용 조건이 나오는데 여기서 필요한 기준을 설정한 후 검색하면 됩니다.

참조로 CCL(Creative Commons License)는 저작권자가 저작물 사용 조건을 미리 제시해서 사용자가 저작권자에게 따로 허락을 구하지 않고도 저작물을 사용할 수 있게 한 일종의 오픈 라이센스를 말합니다.

한가지 고려할 것은 구글 이미지 검색이나 Flickr 등은 미국에서 운영하는 사이트이기 때문에 검색어를 한글보다는 영어로 하면 훨씬 더 많은 컨텐츠를 찾을 수 있다는 점입니다.

마지막으로 알려드릴 사이트는 공공누리 (http://www.kogl.or.kr/) 입니다.

공동누리는 우리나라 국가, 지방자치단체, 공공기관에서 만든 공공저작물을 통합 관리하는 서비스로 저작권 침해의 부담 없이 무료로 자유롭게 사용할 수 있는 장점이 있습니다.

공공누리에서도 검색은 가능하지만 자료가 많지는 않기 때문에 '추천공공저작물' 메뉴에서 카테고리로 분류되어 있는 곳을 찾아 보는 것도 좋은 방법일 것 같습니다.

'추천공공저작물'에서는 다양한 카테고리로 찾아볼 수 있고, 이미지도 고화질의 이미지이기 때문에 혹시 정부나 지자체와 관련된 자료를 만들어야 하거나, 우리나라 역사나 사회와 관련한 과제를 준비해야 하는 학생들에게는 좋은 참조가 될 것 같습니다.

이상과 같이 세곳의 무료 이미지를 찾을 수 있는 사이트를 알려 드렸는데요.

이곳 말고도 좋은 컨텐츠를 구할 수 있는 곳은 많이 있습니다. 하지만 우리가 파워포인트 슬라이드를 만들기 위해서 아주 다양한 이미지를 필요로 하는 것은 아니므로 위 세군데만 잘 검색해도 좋은 자료를 꼭 찾을 수 있을 거라 생각됩니다.

그럼 오늘은 여기까지 하고, 혹시 문의사항이나 좋은 자료 있으면 댓글 부탁드립니다.~

처음 접했던 파워포인트의 버전이 어떤 것인지는 잘 생각이 나지 않네요.. 그만큼 오피스 프로그램, 파워포인트도 많은 변화가 있었던 것 같습니다. 생각하던 것 보다 더 많이 다양한 기능도 포함되고 있고, 편리하게 작업할 수 있는 지원도 많이 생기고 있습니다.

바뀌고 있는 것 중에 크게 느끼지는 못하지만 생각해 보면 의미있는 변화 중의 하나가 오늘 얘기하려고 하는 것이 아닐까 합니다.

그것은 바로 ‘새로만들기’를 통해 처음 만들어지는 PPTX 파일의 기본 크기가 16:9라는 것입니다.

제가 처음 파워포인트를 사용했을 때의 기억으로는 새 파일을 시작하면 기본이 4:3이었던 것 같은데, 언제 부터인가 바뀌어 있더군요..^^

이렇게 설정되어 있는 것은 한번 차분히 생각해 보면 파워포인트는 프레젠테이션이 주 목적이다 라고 얘기하는 것과 같습니다. 왜냐면, 요즘 TV나 모니터, 빔프로젝트는 16:9 크기가 기본이기 때문에 이러한 장비로 프레젠테이션을 하기 위해서는 당연히 16:9 크기가 기본이 되기 때문입니다. (예전에는 모든 빔프로젝터, TV, 모니터 등이 모두 4:3 크기였었는데요.)

따라서 이제부터는 16:9에 익숙해 지려는 노력이 필요할 것 같습니다.ㅎㅎ

그런데 중요한 것은 지난번에도 얘기한 것처럼 파워포인트는 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 그 용도가 꼭 16:9는 아닐 수도 있기 때문에 그때마다 적당한 크기로 맞춰 준 후 작업을 시작하는 것이 중요합니다.

왜냐하면 여전히 4:3인 빔프로젝트를 사용할 수도 있고, 아니면 용지에 출력하는 것을 목적으로 만들어야 할 수도 있기 때문입니다.

그래서 오늘은 기본 크기를 조정하는 방법을 알아보겠습니다.

방법은 의외로 간단한데, 파워포인트 ‘메뉴 > 디자인 > 슬라이드 크기 > 사용자 지정 슬라이드 크기’에서 바꿔주면 됩니다.

메뉴에 들어가서 ‘슬라이드 크기’선택하면 다양한 기본 세팅이 표시됩니다.

화면 슬라이드 쇼(4:3)부터 화면 슬라이드 쇼(16:9), (16:10) 등이 있고, 인쇄용 용지 크기로는 Letter 용지부터 B5용지까지 선택할 수 있습니다. 또, 여기서 슬라이드의 방향을 가로로 할 것인지, 세로로 할 것인지도 선택할 수 가 있습니다.

따라서, PPT를 만들어 사용하고자 하는 목적이 프레젠테이션 용도라면 원하는 화면 비율의 '화면 슬라이드 쇼'를 선택하면 되고, 인쇄해서 제출할 것이라면 가장 많이 사용하는 'A4 용지' 크기로 선택하면 됩니다.

그런데, "어, 나는 프레젠테이션 용으로 만들 때도 그냥 기본으로 되어 있는 것으로 하고, 인쇄할 때도 그냥 구분없이 사용하는데요?"라고 생각하시는 분들도 있을 겁니다.

맞습니다. 그냥 사용해도 자료를 만드는 데는 전혀 문제가 없습니다.

다만, 꼼꼼히 보는 사람들은 뭔가 좀 어색하게 느낄 수 있는 부분이 있는데요. 다음 자료를 한번 보겠습니다.

그냥 봤을 때는 큰 차이는 없는 것 같은데요. 각각의 파란색 부분은 슬라이드가 인쇄되는 영역이고, 바깥쪽 테두리는 A4 크기의 용지입니다.

자세히 보면 슬라이드 크기를 A4로 했을 경우는 용지와 슬라이드의 영역이 거의 같은 크기로 인쇄되지만, 4:3이나 16:9의 스라이드 쇼로 하게 되면 양옆이나 위아래 부분에 여백이 생기게 됩는 문제가 발생합니다.

이런 모습은 빔프로젝트에서도 마찬가지로 생기는 현상인데, 화면이 크지 않은 4:3 비율의 빔프로젝트에 16:9 비율의 PPT를 띄우게 되면 위 아래 부분이 여백이 되어 쓰지 못하므로 아까운 공간이 생기게 됩니다.

마찬가지로 4:3 비율로 만들어진 PPT를 와이드 TV나 모니터에 연결해서 프레젠테이션을 하게 되면 양 옆에 빈 공간이 생기게 되거나 화면이 좌우로 늘어져서 이상하게 보이는 현상이 발생합니다.

이와 같이 우리가 만들고 발표가는 자료가 '그 내용이 중요하지, 뭐 보여지는 것이 그다지 중요할까?' 라고 생각할 수 있겠지만, 잘 꾸며지지 않은 형식은 내가 전달하고자 하는 내용을 온전히 전달하지 못하는 경우도 생길 뿐 아니라, 그 발표나 자료를 보는 사람에 대한 최소한의 예의라고 생각한다면, 사소한 것이지만 중요한 것이 될 수도 있습니다.

크게 어렵지 않는 방법이니, 한번 파워포인트 슬라이드를 만들 때 적용해 보면 좋을 것이고, 또 자주 쓰는 템플릿이 있다면 4:3용, 16:9용, A4용 정도는 만들어 놓고 활용하면 좀 더 효율적으로 일을 할 수 있을 것 같습니다.^^

혹시 궁금한 내용이나 공유하고 싶은 것이 있으면 댓글로 문의 부탁드립니다.~~

감사합니다.

마이크로소프트하면 가장 먼저 떠오르는 것이 윈도우일 것이고 그 다음이 오피스 프로그램일 것입니다. 오피스 프로그램은 학생에서부터 직장인, 전문가까지 모르는 사람이 없을 정도로 많은 분들이 사용하고 있는데, 잘 아시는 것처럼 파워포인트는 그 오피스 프로그램(Microsoft Office) 중에 프레젠테이션을 하기 위한 툴입니다.

아마 파워포인트, PPT라는 용어를 모르는 분들은 없을 듯 합니다.

예전에 오피스 프로그램이 나온 지 얼마 안되었을 때는 지금처럼 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩 등이 포함되어 있는 오피스라는 이름으로 묶여 있던 것이 아니라 워드 따로, 엑셀 따로, 파워포인트 따로 설치해서 사용하는 경우가 많았습니다. 그러나 지금은 하나의 패키지로 제공되고 있고, 또 Office 365 같이 구독해서 쓰는 방법으로까지 진화한 상태입니다.

다시, 파워포인트로 돌아와서..^^

앞에서도 얘기했듯이, 파워포인트는 프레젠테이션을 위한 용도로 주로 사용되는 경우가 많았지만, 사실 파워포인트는 매우 다양한 형태로 사용할 수 있습니다. 아마 실제 각자의 필요에 따라 여러가지로 잘 쓰고 있는데 특별히 구분을 안하고 있는 경우가 많겠죠?

그럼 한번 파워포인트가 어떻게 쓰이는지 한번 정리해 보겠습니다.

먼저, 프레젠테이션을 하기 위하여

프레젠테이션이라 함은 빔프로젝트 등을 활용하여 내가 말하고자 하는 내용을 여러 사람 앞에 발표하는 방식을 말하며  그 발표를 위한 자료를 파워포인트를 활용하여 만드는 방법입니다.

혹시 아시는 분들이 있을지 모르겠지만, 아주 예전에는 OHP 필름이란 것을 쓰기도 했습니다. ㅎㅎg

이렇게 생긴 거..ㅋㅋ

다음은 제안서 또는 기획서를 만들기 위하여

프레젠테이션이 빔프로젝트나 모니터를 이용한 발표를 위한 자료라고 한다면 제안서나 기획서는 내가 주장하고자 하는 것을 다른 사람이 '읽을 수 있도록' 만든 자료입니다.

읽히기 위함이라는 것은 자료의 내용을 내가 말로 설명하지 않아도 그 문서를 읽는 사람이 스스로 내용을 파악할 수 있도록 만들어야 하는 것입니다.

따라서, 잘 만든 프레젠테이션 용 자료는 발표자가 발표를 잘 할 수 있도록 시각적 효과를 잘 사용하거나 중요한 데이터, 요점 등을 중심으로 만들지만, 제안서 용으로 만드는 자료는 텍스트를 기반으로 한 자세한 설명이 중심이 되어야 합니다.

세번째는 포스터나 전단지와 같은 자료입니다.

포스터나 전단지는 일러스트레이터나 포토샵 같은 전문적인 툴을 쓰면 더 좋게 만들 수 있겠지만, 일반인들이 간단한 용도로 만들어 쓰기에는 파워포인트도 굉장히 좋은 툴 임에 틀림없습니다.

네번째로 애니메이션 기능을 활용하면 간단한 동영상 파일도 만들 수 있다고 볼 수 있습니다.

그 외에도 인쇄를 위한 용도로는 달력, 편지지 등 다양한 인쇄용 자료를 만들 수 있고, 인쇄용이 아니더라도 유튜브에 사용할 썸네일, 채널아트, 카톡 등에서 사용할 수 있는 카드 뉴스 등, 상상만 할 수 있으면 왠만한 것은 다 만들 수 있다고 보면 됩니다.

이제 상상한 것을 어떻게 하나씩 슬라이드로 만들어 갈 것인지는 차근차근 공부하고 실습해 보고, 만들어 본다면 분명 파워포인트의 달인이 될 수 있을 것입니다.

혹시 궁금한 내용이나 공유하고 싶은 것이 있으면 댓글로 문의 부탁드립니다.~~

감사합니다.

오늘은 SUM 함수와 더불어서 엑셀함수의 가장 기본이 되는 함수를 소개하려고 하는데, 그것은 바로 평균을 구하는 함수(AVERAGE, AVERAGEA, AVERAGEIF, AVERAGEIFS, DAVERAGE) 입니다.

엑셀의 함수명 들은 약간 비슷한 점이 있네요. 함수 뒷부분이 IF나 IFS로 끝나는 경우는 SUM함수에 사용하여 SUMIF나 SUMIFS와 비슷한 의미를 지니는 함수를 나타냅니다.

각각의 설명은 다음과 같습니다.

AVERAGE:     각 인수의 평균값을 구함. 인수는 숫자, 이름, 배열, 숫자가 들어있는 참조 등이 될 수 있음

AVERAGEIF:   주어진 조건에 따라 지정되는 셀의 평균(산술 평균)을 구함, 단일 조건 구성

AVERAGEIFS: 주어진 조건에 따라 지정되는 셀의 평균(산술 평균)을 구함, 복합 조건 구성

각 평균함수의 사용법을 보면 다음과 같습니다.

먼저 가장 쉬운 AVERAGE 함수는 말 그대로 주어진 값들의 평균을 구합니다.

사용 방법 아래 그림에서 보는 것과 같이

'=average(평균을 구하고자 하는 값 또는 범위)'

입니다. 범위 대신 각각의 셀을 직접 지정할 수도 있습니다.

다음은 AVERAGEIF 함수입니다.

사용 방법은 

'=averageif(조건을 판단할 범위, 조건, 평균을 구하고자 하는 값이 있는 범위)'

입니다. 아래 예에서 보면, 전체 값(F4:F11) 중에서 1학년(D13)에 해당하는 값으로만 평균을 구하라는 것입니다.

세번째로는 AVERAGEIFS 함수입니다.

기능은 AVERAGEIF와 같은데 다만 조건을 여러가지로 할 경우에 해당합니다.

사용 방법은

'=averageifs(평균을 구하고자 하는 값이 있는 범위, 첫번째 조건, 첫번째 조건을 판단할 범위, 두번째 조건, 두번째 조건을 판단할 범위, ....)'

입니다.

이 함수는 조건이 여러개가 붙을 수가 있으므로, 평균을 구하고자 하는 범위를 먼저 지정해 주고, 그 다음으로 조건과 조건의 범위를 계속 붙여 나가면 됩니다.

이상과 같이 AVERAGE 함수에 대해 알아봤는데요.

SUM함수 만큼은 아니지만 많이 쓰이는 함수이기 때문에 익혀두면 도움이 많이 될 것입니다.

일반적으로 회원목록, 부품목록 등을 엑셀로 만들어 놓는 경우가 많이 있습니다.

회원목록의 경우 구성되는 항목은 회원번호, 이름, 주소, 전화번호 등으로 구성을 할 것이고, 부품목록은 부품 품명을 시작으로 가격, 보관장소, 제고여부 등을 표시할 것입니다.

이런 류의 목록이 있을 때, 목록에서 원하는 항목의 값을 얻고자 할 때 쓰는 함수가 VLOOKUP 함수 입니다.

예를 들면, 회원번호를 입력하면, 해당 회원의 이름, 주소, 전화번호 등을 표시할 수 있도록 만드는 함수인 것이지요.

아래의 예는직원명부를 사번을 기준으로 만들어져 있다고 할 때, 특정 사번을 입력하면, 그 사번에 해당하는 직원의 이름, 입사일, 부서 등을 찾아서 표시해 줄 수 있도록 구성한 것입니다.

이와 같은 데이터에서 다음과 같이 사번(노란색 셀)을 입력하면 이름과 입사일, 그리고 부서를 알 수 있도록 VLOOKUP 함수를 사용하여 만드는 것이 이번 강좌의 목적입니다.

VLOOKUP 함수의 기본 형식은 다음과 같습니다.

= VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_no, [range_lookup])

쉽게 정리하자면,

=VLOOKUP(조회하려는 값, 값을 조회하려는 범위, 범위 내에서 가장 첫 영역부터의 열 숫자, 정확히 일치 또는 유사 일치(0/FALSE 또는 1/TRUE로 표시됨))

로 정리할 수 있습니다.

여기서 주의할 것은 세번째 인수인 "col_index_no"입니다.

이것은 범위의 첫번째 열을 '1'로 할 때 조회하고자 하는 값이 있는 열의 순서입니다. 즉, 위의 예에서 사번을 기준으로 입사일을 표시하고자 한다면, col_index_no는 '3'이 되는 것입니다.

그럼 이제 '이름'에 해당하는 함수를 표시해 볼까요?

결론부터 정리하자면,

=VLOOKUP(G2, A3:D16, 2, FALSE)

입니다.

조회하려는 값인 노란색 셀의 위치는 G2이고, 조회하고자 하는 범위는 A3:D16입니다. 그리고, 이름은 조회하고자 하는 범위의 두번째 열에 있으므로 '2'가 되는 것입니다. 마지막으로, 정확한 값을 찾는 것이니까 FALSE로 적으면 됩니다.

마찬가지로, 입사일과 부서도 위의 수식과 동일한데, 열의 위치만 달라졌으므로 세번째 인수만 바뀌주면 됩니다.

=VLOOKUP(G2, A3:D16, 3, FALSE)

=VLOOKUP(G2, A3:D16, 4, FALSE)

** 여기서 한가지 TIP을 알아보겠습니다. **

위에서와 같이 열의 갯수를 나타내는 col_index_no는 숫자로 직접 입력하는 방법도 있지만, 셀을 지정할 수도 있습니다. 물론 그 셀의 값은 숫자여야 겠지요.

위의 예시 데이터 표의 아래(또는 위)에 다음과 같이 열에 해당하는 숫자를 입력해 놓습니다.

그리고, 열의 위치를 적는 곳에 해당 셀을 적으면 됩니다. 위의 수식을 변경시켜 보면,

=VLOOKUP(G2, A3:D16, B18, FALSE)

=VLOOKUP(G2, A3:D16, C18, FALSE)

=VLOOKUP(G2, A3:D16, D18, FALSE)

와 같이 할 수 있겠지요.

일반적인 경우는 상관 없겠지만, 수식을 드래그해서 복사하여 사용할 경우 등에는 유용하게 쓸 수 있을 것입니다.

오늘은 데이터를 찾고 조회하는데 많이 사용하는 VLOOKUP 함수에 대해 알아봤습니다.