2. 목적에 맞게 PPT의 크기를 먼저 설정하고 시작하자. [PPT 잘 만드는 법]

처음 접했던 파워포인트의 버전이 어떤 것인지는 잘 생각이 나지 않네요.. 그만큼 오피스 프로그램, 파워포인트도 많은 변화가 있었던 것 같습니다. 생각하던 것 보다 더 많이 다양한 기능도 포함되고 있고, 편리하게 작업할 수 있는 지원도 많이 생기고 있습니다.

바뀌고 있는 것 중에 크게 느끼지는 못하지만 생각해 보면 의미있는 변화 중의 하나가 오늘 얘기하려고 하는 것이 아닐까 합니다.

그것은 바로 ‘새로만들기’를 통해 처음 만들어지는 PPTX 파일의 기본 크기가 16:9라는 것입니다.

 

제가 처음 파워포인트를 사용했을 때의 기억으로는 새 파일을 시작하면 기본이 4:3이었던 것 같은데, 언제 부터인가 바뀌어 있더군요..^^

이렇게 설정되어 있는 것은 한번 차분히 생각해 보면 파워포인트는 프레젠테이션이 주 목적이다 라고 얘기하는 것과 같습니다. 왜냐면, 요즘 TV나 모니터, 빔프로젝트는 16:9 크기가 기본이기 때문에 이러한 장비로 프레젠테이션을 하기 위해서는 당연히 16:9 크기가 기본이 되기 때문입니다. (예전에는 모든 빔프로젝터, TV, 모니터 등이 모두 4:3 크기였었는데요.)

따라서 이제부터는 16:9에 익숙해 지려는 노력이 필요할 것 같습니다.ㅎㅎ

 

그런데 중요한 것은 지난번에도 얘기한 것처럼 파워포인트는 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 그 용도가 꼭 16:9는 아닐 수도 있기 때문에 그때마다 적당한 크기로 맞춰 준 후 작업을 시작하는 것이 중요합니다.

왜냐하면 여전히 4:3인 빔프로젝트를 사용할 수도 있고, 아니면 용지에 출력하는 것을 목적으로 만들어야 할 수도 있기 때문입니다.

 

그래서 오늘은 기본 크기를 조정하는 방법을 알아보겠습니다.

방법은 의외로 간단한데, 파워포인트 ‘메뉴 > 디자인 > 슬라이드 크기 > 사용자 지정 슬라이드 크기’에서 바꿔주면 됩니다.

슬라이드 크기 지정 메뉴

메뉴에 들어가서 ‘슬라이드 크기’선택하면 다양한 기본 세팅이 표시됩니다.

화면 슬라이드 쇼(4:3)부터 화면 슬라이드 쇼(16:9), (16:10) 등이 있고, 인쇄용 용지 크기로는 Letter 용지부터 B5용지까지 선택할 수 있습니다. 또, 여기서 슬라이드의 방향을 가로로 할 것인지, 세로로 할 것인지도 선택할 수 가 있습니다.

다양한 슬라이드 크기의 지정

따라서, PPT를 만들어 사용하고자 하는 목적이 프레젠테이션 용도라면 원하는 화면 비율의 '화면 슬라이드 쇼'를 선택하면 되고, 인쇄해서 제출할 것이라면 가장 많이 사용하는 'A4 용지' 크기로 선택하면 됩니다.

 

그런데, "어, 나는 프레젠테이션 용으로 만들 때도 그냥 기본으로 되어 있는 것으로 하고, 인쇄할 때도 그냥 구분없이 사용하는데요?"라고 생각하시는 분들도 있을 겁니다.

맞습니다. 그냥 사용해도 자료를 만드는 데는 전혀 문제가 없습니다.

다만, 꼼꼼히 보는 사람들은 뭔가 좀 어색하게 느낄 수 있는 부분이 있는데요. 다음 자료를 한번 보겠습니다.

A4 크기로 했을 때의 인쇄 영역

4:3 크기로 했을 때의 인쇄 영역

16:9 크기로 했을 때의 인쇄 영역

그냥 봤을 때는 큰 차이는 없는 것 같은데요. 각각의 파란색 부분은 슬라이드가 인쇄되는 영역이고, 바깥쪽 테두리는 A4 크기의 용지입니다.

자세히 보면 슬라이드 크기를 A4로 했을 경우는 용지와 슬라이드의 영역이 거의 같은 크기로 인쇄되지만, 4:3이나 16:9의 스라이드 쇼로 하게 되면 양옆이나 위아래 부분에 여백이 생기게 됩는 문제가 발생합니다.

이런 모습은 빔프로젝트에서도 마찬가지로 생기는 현상인데, 화면이 크지 않은 4:3 비율의 빔프로젝트에 16:9 비율의 PPT를 띄우게 되면 위 아래 부분이 여백이 되어 쓰지 못하므로 아까운 공간이 생기게 됩니다.

마찬가지로 4:3 비율로 만들어진 PPT를 와이드 TV나 모니터에 연결해서 프레젠테이션을 하게 되면 양 옆에 빈 공간이 생기게 되거나 화면이 좌우로 늘어져서 이상하게 보이는 현상이 발생합니다.

 

이와 같이 우리가 만들고 발표가는 자료가 '그 내용이 중요하지, 뭐 보여지는 것이 그다지 중요할까?' 라고 생각할 수 있겠지만, 잘 꾸며지지 않은 형식은 내가 전달하고자 하는 내용을 온전히 전달하지 못하는 경우도 생길 뿐 아니라, 그 발표나 자료를 보는 사람에 대한 최소한의 예의라고 생각한다면, 사소한 것이지만 중요한 것이 될 수도 있습니다.

 

크게 어렵지 않는 방법이니, 한번 파워포인트 슬라이드를 만들 때 적용해 보면 좋을 것이고, 또 자주 쓰는 템플릿이 있다면 4:3용, 16:9용, A4용 정도는 만들어 놓고 활용하면 좀 더 효율적으로 일을 할 수 있을 것 같습니다.^^

 

혹시 궁금한 내용이나 공유하고 싶은 것이 있으면 댓글로 문의 부탁드립니다.~~

감사합니다.