안녕하세요?

오늘은 엑셀 표 만드는 방법에 대해 한번 알아보겠습니다.

엑셀 자체가 '스프레드시트'이기 때문에 어떻게 보면 하나의 sheet 자체가 커다란 표가 됩니다. 그런데 새삼스럽게 무슨 '엑셀 표 만들기'냐?라고 할 수 있지만, 스프레드시트에서 얼마나 깔끔하고 보기 좋게 원하는 표를 만드느냐는 몇 가지 기술이 필요합니다.

다시 말하면, 똑같은 제목과 숫자와 내용의 콘텐츠를 엑셀에서 표시하기 위해 표를 만들 때, 그냥 대충 만드는 것이 아니라 데이터의 속성을 이해하고 가장 적절하게 표현할 수 있도록 만드는 것이 매우 중요하다는 것이죠.

정리해 보면, 표를 만들 때 신경써야 할 것은 다음과 같습니다.

1. 표현하고자 하는 데이터를 가장 직관적으로 이해할 수 있게 구현하려면 어떻게 해야 할까?

이것은 어떤 기준을 행으로 하고, 어떤 기준을 열로 할 것인가? 에 대해 생각해야 한다는 것입니다.

쉽게 기준을 잡을 수 있는 것은 그 갯수가 고정되어 있는 것을 '열'로 하고, 계속 추가되거나 삭제되는 데이터는 '행'으로 구현하는 것입니다.

예를 들면, 판매하고 있는 어떤 상품에 대해 매일매일의 판매 현황을 누적해서 보고자 한다면, 가로로 상품명을 나열하고 매일 추가되는 데이터를 행을 늘려가면서 추가합니다.

2. 아래로 데이터가 계속 늘어나는 구조인데 합계 값이 필요하다면 합계는 맨 위에 만든다.

아래로 데이터가 계속 늘어날 가능성이 있는 표는 합계의 위치가 계속 아래로 밀리면서 바뀌게 됩니다. 그리고, 어느 순간 화면 밖으로 벗어나서 합계를 보려면 스크롤을 해야 볼 수 있게 됩니다.

그래서 합계나 평균 등의 값을 윗쪽으로 배치하면 좀 더 수월하게 데이터를 보고 관리할 수 있습니다. 이때, 합계의 범위는 여유 있게 잡아줄 필요가 있습니다. (=sum(B3:B500) 등과 같이)

3. 만드는 사람 입장에서는 이 표를 다음에 볼 때 왜 이 표를 만들었는지 바로 알 수 있도록, 다른 사람 입장에서는 이 표를 만든 사람이 무슨 의도로, 무엇을 강조하기 위해 만들었는지 알 수 있도록 구성한다.

엑셀로 표를 만들 때는 최대한 깔끔하고 한눈에 들어올 수 있도록 만들어야 합니다.

특히, 숫자가 많이 있는 경우는 많은 숫자 중에서 강조하고자 하는 것이 무엇인지를 바로 알 수 있도록 만드는 것이 중요합니다. 이를 위해서는 해당 셀의 값을 어떻게 강조할 것인지?, 표의 선과 셀의 색깔은 어떻게 할 것인지? 폰트의 크기와 색깔은 무엇을 쓸 것인지 등에 대한 고민이 필요합니다.

위의 표에서 보는 것과 같이 제목 행은 진한 바탕색에 밝은 글자로 구성을 하면 어떤 값에 대한 자료를 보겠다라는 것을 쉽게 알 수 있습니다.

다음으로 위의 표에서는 만일 각 상품별로 합계 값이 중요하다면 합계의 데이터를 바로 알 수 있도록 굵고 일반 폰트의 크기보다 한 단계 정도 높은 크기를 사용하는 것이 좋습니다. 그리고, 옅은 색깔로 바탕을 깔아 주면 좋습니다.

그리고, 기초 데이터가 되는 부분, 즉 위의 표를 기준으로 하면 매일매일 각 상품별로 판매된 현황은 각 값의 의미는 있지만 전체 표의 구성으로 보면 숫자 하나하나는 크게 중요하지 않을 수 있습니다. 이럴 경우, 그 값의 색을 회색으로 하거나 폰트 사이즈를 줄여서 강조하고자 하는 다른 값과 구분을 주는 것이 좋습니다.

그 외, 고려할 사항

* 차트를 만들어야 한다면 차드를 만들기 위한 표의 구성을 사전에 고려해서 표를 설계한다.

* 기초 데이터를 기반으로 분석할 내용이 많다면 반복되는 수식을 편하게 넣을 수 있는 것도 고려해서 표를 만든다.

엑셀에서 표 만들기를 할 때 여러 가지를 생각하면서 만들면 좋겠지만, 위에 설명한 내용을 잘 따져 보면서 표를 만들면 만드는 사람도, 보는 사람도 쉽고 정확한 정보를 전달해 주는 의미 있는 표가 될 수 있을 것입니다.

보고서를 파워포인트로 만들 경우 많이 쓰이는 요소 중의 하나가 표가 아닐까 생각 합니다.

물론 파워포인트 뿐만 아니라 워드나 한글로 만들 경우도 마찬가지고, 특히 엑셀을 사용할 경우 표의 중요성은 말할 수도 없겠죠?

내가 전달하고자 하는 내용을 글과 이미지로 설명하는 경우도 있겠지만 깔끔한 표 한장으로 많은 내용을, 그리고 무엇보다도 정확하게 전달할 수 있다는 점 때문에 표를 많이 사용하는 것이고 이 때문에 표를 잘 만드는 것은 매우 중요한 일입니다.

다행히도 파워포인트에서는 다양한 형태의 표를 쉽게 만들 수 있는 기능을 제공하고 있습니다. '메뉴: 삽입 > 표' 를 선택하고 표의 크기를 지정하면 자동으로 표가 만들어 집니다.

위와 같은 방법으로 표를 만들면 기본적인 모양의 표가 만들어 지고, 이 표의 형태는 '메뉴: 표 디자인'에서 다양한 다른 형태로 변경할 수 있습니다.

대부분의 표는 위에서 보여준 디자인으로 어느 처리가 될 것입니다. 그런데, 표를 좀 더 고급스럽고 전문적인 모양으로 만들고자 한다면 조금만 더 신경을 쓰면 쉽게 꾸밀 수 있게 됩니다.

그래서 오늘은 깔끔하게 표를 만드는 방법에 대해 주로 챙겨할 것에 대해 알아 보겠습니다.

고급스런 표 만들기...

다음의 5가지만 신경쓰고 만들어 보시기 바랍니다.

  1. 표의 구성에 따라 선 모양을 신경 쓰자.

  2. 표의 양 옆을 막지 말자.

  3. 각 셀의 정렬 방법은 대단히 중요하다.

  4. 선이 없는 표가 좋을 수도 있다.

  5. 색깔이 있는 PPT 바탕엔 표의 바탕색도 주의하자.

먼저, 파워포인트에서 만들어 준 기본적인 표 중에서 검은색 선으로 된 표를 선택합니다. 왜냐하면, 이 표의 모양이 다른 형태로 수정하기가 가장 쉽기 때문입니다.

먼저 "1. 표의 구성에 따라 선 모양을 신경쓰자."

기본적인 내용은 표의 선 구성을 바꿔 주는 것입니다.

선의 색깔은 회색, 굵기는 내부는 0.5pt, 외부는 1pt, 내부 선은 점선으로 바꿉니다.

표의 색깔을 회색으로 하면 검정색보다 편안한 느낌을 줄 수 있고, 표의 굵기를 조정하는 것은 표의 외곽을 구분하는 것과 제목이 있는 부분과 본문이 있는 부분을 시각적으로 나눠 주기 위함입니다.

또, 표의 내부 선을 점선으로 하는 것은 표의 선에 의해 영역이 여러 형태로 나눠져서 복잡하게 보이는 것을 방지하기 위함입니다.

바뀐 형태를 한번 보겠습니다.

좀 부드러워진 느낌이 있나요?^^

전반적으로는 부드러워 졌는데 아직 조금은 답답한 느낌이 있을 것입니다. 이것을 한방에 해결해 줄 수 있는 것이 다음에 보여드릴...

"2. 표의 양 옆을 막지 말자." 입니다.

아마 책이나 인쇄물 등 전문적으로 나온 자료에서 표를 유심히 보면 대부분 표의 양옆이 열려 있을 것입니다. 그런데 이런 내용을 모르는 경우가 상당히 많습니다. 한번 표의 양 옆을 열어 놓으면 어떻게 보이는지 한번 보겠습니다.

느낌이 다른가요?^^

표의 양 옆을 열어 놓은 것만으로도 전문적이고 고급스러운 표의 느낌이 나지 않나요?ㅎㅎ

다음은, "3. 각 셀의 정렬 방법은 대단히 중요하다." 입니다.

이것 역시, 효과는 크고 사용하는 방법은 쉬운데 많이 신경쓰지 않고 계신 것 같습니다.

기본적인 정렬 방법은 가로 제목행과 세로 제목행은 가운데 정렬, 본문의 텍스트는 가운데 정렬, 숫자는 오른쪽 정렬을 사용하면 됩니다.

다만, 다음과 같이 한 행에 세부적인 내용을 포함하는 부속 행이 있다면 그때의 제목을 오른쪽 정렬을 해 주면 구분이 쉽고 보기도 좋습니다. 아래와 같이 홍길동, 이도령, 심청이는 1반에 포함된다는 것을 쉽게 알 수 있으며, 아래의 표와 같이 폰트의 크기도 조정해 주면 좀 더 보기 좋게 구성할 수 있습니다.

"4. 선이 없는 표가 좋을 수도 있다."는 모든 선을 없애는 것이 아니고 세로선을 없앨 때가 좋은 경우가 종종 있습니다.

선이 없더라도 좌측과 우측의 값들이 얽혀 보이지 않도록 공간적으로 여유가 있어야 하고, 모든 열에 대한 선을 없애는 것이 아니라 재목과 본문을 구분하는 선은 남겨두는 것이 좋습니다.

이때 주의하실 것은 없애는 선을 '메뉴: 표 디자인 > 지우개'로 지우시면 안됩니다. 이것은 그 선을 진짜로 없애 버리는 것이기 때문에 옆의 셀과 내용이 통합이 되어 버리게 됩니다.

선을 지우는 것이 아니라, 선의 색깔을 흰색 또는 표의 바탕색으로 해줘서 보이지 않게 만드는 것이 중요합니다.^^

마지막으로, "5. 색깔이 있는 PPT 바탕엔 표의 바탕색도 주의하자." 입니다.

이것은 일반적인 표 내부의 바탕색은 투명으로 되어 있어서, PPT의 바탕색깔이나 배경 이미지가 표의 바탕에도 그대로 전해지게 됩니다. 이럴 경우 표의 내용이 잘 안보이거나 바탕 이미지에 영향을 받아 집중도가 떨어질 수 있습니다.

따라서 이런 경우는 표의 바탕을 투명이 아니라 흰색으로 해서 적용해 주면 깔끔하게 마무리 지을 수 있습니다.

이상으로 파워포인트에서 표를 만들 때 참조하면 좋을 만한 내용을 5가지로 살펴 봤습니다.

이것 이외에도 여러가지 적용할 수 있는 방법이 있겠지만, 우선 이 5가지는 쉽게 적용할 수 있고, 또 그에 따른 효과와 만족도도 좋은 편이여서 정말 가성비 갑인 기능이 아닌가 생각합니다.ㅋㅋ

혹시 각각을 구현할 때 궁금한 점이나 표를 만들 때 더 좋은 팁이 있으면 댓글 부탁드립니다.

그럼 오늘도 좋은 하루 되세요~~