파워포인트를 이용하여 PPT를 자주 만들다 보면 주로 만들게 되는 형식이 있습니다.

표지는 어떻게 만들고, 목차의 구성은 어떤 형식으로 할 것이며, 본문 슬라이드에서 제목은 어디에 어떤 폰트로 할 것인지 등등의 비슷한 형태를 가지고 내용을 바꿔가면서 만드는 경우가 많이 있죠. 특히, 정기적으로 하는 회의 자료 같은 경우는 거의 유사한 형태의 PPT를 많이 사용하게 됩니다.

이런 경우 기존에 만들어 놓은 파일을 복사해서 수정하는 것도 방법이겠지만, 파워포인트에서는 템플릿(Templete)이라는 기능을 둬서 비슷한 형태의 PPT를 쉽게 만들 수 있게 해주는 기능을 가지고 있습니다.

혹시나 해서 찾아 봤습니다....

파워포인트 템플릿에 대한 '네이버 지식백과'의 설명입니다.^^

"파워포인트 탬플릿이란 파워포인트 작업 시 슬라이드의 배경으로 사용하는 각종 디자인 서식을 가리킨다. 파워포인트탬플릿은 프레젠테이션하려는 내용과 어울리는 사진이나 이미지 등으로 구성하고, 깔끔하고 집중할 수 있는 이미지를 사용하여 청중의 시선을 모을 수 있도록 한다.

[네이버 지식백과] 파워포인트 탬플릿 [power point template] (예스폼 서식사전, 2013.)"

오늘은 이 템플릿을 만드는 방법과 활용하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

먼저, 템플릿을 만들기 위해서는 '메뉴: 보기 > 슬라이드 마스터'로 들어가면 됩니다.

들어가게 되면 화면의 구성이 다음과 같이 바뀌게 되는데, 왼쪽은 이 PPT를 구성할 수 있는 템플릿의 모임이 있고, 오른쪽의 큰 화면은 각 템플릿 별 슬라이드입니다.

여기서 왼쪽 화면 중 맨 위에 조금 큰 것은 전체 슬라이드에 공통으로 적용되어야 하는 내용을 포함한 슬라이드이며 그 아래 조금 작은 슬라이드들은 해당 슬라이드를 선택했을 때만 적용되는 구성 요소를 포함하고 있습니다.

즉, 맨 위의 화면에 페이지 번호를 넣으면 이 템플릿을 쓰는 모든 슬라이드에는 같은 위치에 페이지 번호가 보이게 됩니다. 그리고 두번째 작은 슬라이드 중 하나를 목차로 구성했다면, 실제 PPT를 만들때 목차 페이지는 해당 템플릿 슬라이드를 선택해서 작업하면 됩니다.

우리는 새롭게 템플릿을 만들려고 하니 기존에 있는 슬라이드 마스터의 구성 내용은 모두 지우고 슬라이드도 하나만 남겨 놓습니다.

만일 기존의 Default 슬라이드 템플릿이 필요하다고 하면, 위의 메뉴에서 '매뉴: 슬라이드 마스터 > 슬라이드 마스터 삽입'을 클릭하면 템플릿 전체 세트가 다시 만들어 집니다.

그럼 이 상태에서 본격적으로 템플릿을 만들어 볼텐데요.

일반적으로 템플릿은 다음의 구성으로 만들면 됩니다.

  1. 표지

  2. 목차

  3. 간지

  4. 본문

  5. Closing

표지, 목차, 간지, Closing 등은 한가지 씩만 만들면 되는데, 본문은 상황에 따라 본문의 구성이 다른 페이지들과 달라야 하는 경우도 있을 수 있으므로 일반적으로 2종류에서 3종류 정도 만들어 놓으면 좋습니다.

그리고, 각 슬라이드의 구성 요소는 템플릿에서 미리 정의해 놓을 필요는 없지만, 각 슬라이드의 제목 정도는 미리 만들어 놓으면 좋습니다.

그러면 본 슬라이드를 만들때, 폰트나 크기를 따로 지정하지 않아도 되는 장점이 있습니다.

우선 샘플로 만들어진 템플릿을 한번 보겠습니다.

먼저 표지 슬라이드입니다.

본 슬라이드 작성 시에는 '마스터 제목 스타일 편집'이라고 쓰여진 부분에 바로 제목을 넣을 수 있게 됩니다.

다음은 목차 슬라이드 입니다.

"목  차"라고 쓰여진 부분은 본 슬라이드에서 수정, 편집이 안됩니다. 오른쪽 공간에 목차의 내용을 넣으면 됩니다.

다음은 소제목을 입력할 수 있는 간지입니다.

이것은 본문인데, 다음에 나와 있는 슬라이드와 필요에 따라서 원하는 것을 선택할 수 있도록 몇가지를 함께 단들었습니다. 마찬가지로 본 슬라이드에서는 '마스터 제목 스타일 편집'을 클릭하여 해당 슬라이드의 제목을 넣을 수 있습니다.

이것도 본문 슬라이드인데 비슷한 형식으로 몇가지 더 만들어 놓을 수 있습니다.

마지막으로 클로징 슬라이드입니다. 감사 표시와 연락처 등을 넣습니다.

위와 같이 템플릿을 만들어 봤습니다.

이제 이 템플릿을 사용하기 위해서는 슬라이드 편집 화면에서 '메뉴: 홈 > 새 슬라이드의 아랫부분 화살표를 클릭하면 다음과 같이 만들어 놓은 템플릿 슬라이드들이 보입니다.

여기서 원하는 슬라이드를 선택하여 편집을 완료하면 됩니다.

템플릿은 파워포인트의 기본이라고 할 수 있습니다.

기능적인 부분보다는 자신이 템플릿을 이용해서 얼마나 생산성을 높일 수 있을 지를 염두해 두고 만들어 논다면 상당히 효과적인 툴이 될 것입니다.^^

혹시 문의사항이나 좋은 정보는 댓글 부탁드리겠습니다.

그럼 오늘도 좋은 하루 되세요...

처음 접했던 파워포인트의 버전이 어떤 것인지는 잘 생각이 나지 않네요.. 그만큼 오피스 프로그램, 파워포인트도 많은 변화가 있었던 것 같습니다. 생각하던 것 보다 더 많이 다양한 기능도 포함되고 있고, 편리하게 작업할 수 있는 지원도 많이 생기고 있습니다.

바뀌고 있는 것 중에 크게 느끼지는 못하지만 생각해 보면 의미있는 변화 중의 하나가 오늘 얘기하려고 하는 것이 아닐까 합니다.

그것은 바로 ‘새로만들기’를 통해 처음 만들어지는 PPTX 파일의 기본 크기가 16:9라는 것입니다.

제가 처음 파워포인트를 사용했을 때의 기억으로는 새 파일을 시작하면 기본이 4:3이었던 것 같은데, 언제 부터인가 바뀌어 있더군요..^^

이렇게 설정되어 있는 것은 한번 차분히 생각해 보면 파워포인트는 프레젠테이션이 주 목적이다 라고 얘기하는 것과 같습니다. 왜냐면, 요즘 TV나 모니터, 빔프로젝트는 16:9 크기가 기본이기 때문에 이러한 장비로 프레젠테이션을 하기 위해서는 당연히 16:9 크기가 기본이 되기 때문입니다. (예전에는 모든 빔프로젝터, TV, 모니터 등이 모두 4:3 크기였었는데요.)

따라서 이제부터는 16:9에 익숙해 지려는 노력이 필요할 것 같습니다.ㅎㅎ

그런데 중요한 것은 지난번에도 얘기한 것처럼 파워포인트는 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 그 용도가 꼭 16:9는 아닐 수도 있기 때문에 그때마다 적당한 크기로 맞춰 준 후 작업을 시작하는 것이 중요합니다.

왜냐하면 여전히 4:3인 빔프로젝트를 사용할 수도 있고, 아니면 용지에 출력하는 것을 목적으로 만들어야 할 수도 있기 때문입니다.

그래서 오늘은 기본 크기를 조정하는 방법을 알아보겠습니다.

방법은 의외로 간단한데, 파워포인트 ‘메뉴 > 디자인 > 슬라이드 크기 > 사용자 지정 슬라이드 크기’에서 바꿔주면 됩니다.

메뉴에 들어가서 ‘슬라이드 크기’선택하면 다양한 기본 세팅이 표시됩니다.

화면 슬라이드 쇼(4:3)부터 화면 슬라이드 쇼(16:9), (16:10) 등이 있고, 인쇄용 용지 크기로는 Letter 용지부터 B5용지까지 선택할 수 있습니다. 또, 여기서 슬라이드의 방향을 가로로 할 것인지, 세로로 할 것인지도 선택할 수 가 있습니다.

따라서, PPT를 만들어 사용하고자 하는 목적이 프레젠테이션 용도라면 원하는 화면 비율의 '화면 슬라이드 쇼'를 선택하면 되고, 인쇄해서 제출할 것이라면 가장 많이 사용하는 'A4 용지' 크기로 선택하면 됩니다.

그런데, "어, 나는 프레젠테이션 용으로 만들 때도 그냥 기본으로 되어 있는 것으로 하고, 인쇄할 때도 그냥 구분없이 사용하는데요?"라고 생각하시는 분들도 있을 겁니다.

맞습니다. 그냥 사용해도 자료를 만드는 데는 전혀 문제가 없습니다.

다만, 꼼꼼히 보는 사람들은 뭔가 좀 어색하게 느낄 수 있는 부분이 있는데요. 다음 자료를 한번 보겠습니다.

그냥 봤을 때는 큰 차이는 없는 것 같은데요. 각각의 파란색 부분은 슬라이드가 인쇄되는 영역이고, 바깥쪽 테두리는 A4 크기의 용지입니다.

자세히 보면 슬라이드 크기를 A4로 했을 경우는 용지와 슬라이드의 영역이 거의 같은 크기로 인쇄되지만, 4:3이나 16:9의 스라이드 쇼로 하게 되면 양옆이나 위아래 부분에 여백이 생기게 됩는 문제가 발생합니다.

이런 모습은 빔프로젝트에서도 마찬가지로 생기는 현상인데, 화면이 크지 않은 4:3 비율의 빔프로젝트에 16:9 비율의 PPT를 띄우게 되면 위 아래 부분이 여백이 되어 쓰지 못하므로 아까운 공간이 생기게 됩니다.

마찬가지로 4:3 비율로 만들어진 PPT를 와이드 TV나 모니터에 연결해서 프레젠테이션을 하게 되면 양 옆에 빈 공간이 생기게 되거나 화면이 좌우로 늘어져서 이상하게 보이는 현상이 발생합니다.

이와 같이 우리가 만들고 발표가는 자료가 '그 내용이 중요하지, 뭐 보여지는 것이 그다지 중요할까?' 라고 생각할 수 있겠지만, 잘 꾸며지지 않은 형식은 내가 전달하고자 하는 내용을 온전히 전달하지 못하는 경우도 생길 뿐 아니라, 그 발표나 자료를 보는 사람에 대한 최소한의 예의라고 생각한다면, 사소한 것이지만 중요한 것이 될 수도 있습니다.

크게 어렵지 않는 방법이니, 한번 파워포인트 슬라이드를 만들 때 적용해 보면 좋을 것이고, 또 자주 쓰는 템플릿이 있다면 4:3용, 16:9용, A4용 정도는 만들어 놓고 활용하면 좀 더 효율적으로 일을 할 수 있을 것 같습니다.^^

혹시 궁금한 내용이나 공유하고 싶은 것이 있으면 댓글로 문의 부탁드립니다.~~

감사합니다.

마이크로소프트하면 가장 먼저 떠오르는 것이 윈도우일 것이고 그 다음이 오피스 프로그램일 것입니다. 오피스 프로그램은 학생에서부터 직장인, 전문가까지 모르는 사람이 없을 정도로 많은 분들이 사용하고 있는데, 잘 아시는 것처럼 파워포인트는 그 오피스 프로그램(Microsoft Office) 중에 프레젠테이션을 하기 위한 툴입니다.

아마 파워포인트, PPT라는 용어를 모르는 분들은 없을 듯 합니다.

예전에 오피스 프로그램이 나온 지 얼마 안되었을 때는 지금처럼 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩 등이 포함되어 있는 오피스라는 이름으로 묶여 있던 것이 아니라 워드 따로, 엑셀 따로, 파워포인트 따로 설치해서 사용하는 경우가 많았습니다. 그러나 지금은 하나의 패키지로 제공되고 있고, 또 Office 365 같이 구독해서 쓰는 방법으로까지 진화한 상태입니다.

다시, 파워포인트로 돌아와서..^^

앞에서도 얘기했듯이, 파워포인트는 프레젠테이션을 위한 용도로 주로 사용되는 경우가 많았지만, 사실 파워포인트는 매우 다양한 형태로 사용할 수 있습니다. 아마 실제 각자의 필요에 따라 여러가지로 잘 쓰고 있는데 특별히 구분을 안하고 있는 경우가 많겠죠?

그럼 한번 파워포인트가 어떻게 쓰이는지 한번 정리해 보겠습니다.

먼저, 프레젠테이션을 하기 위하여

프레젠테이션이라 함은 빔프로젝트 등을 활용하여 내가 말하고자 하는 내용을 여러 사람 앞에 발표하는 방식을 말하며  그 발표를 위한 자료를 파워포인트를 활용하여 만드는 방법입니다.

혹시 아시는 분들이 있을지 모르겠지만, 아주 예전에는 OHP 필름이란 것을 쓰기도 했습니다. ㅎㅎg

이렇게 생긴 거..ㅋㅋ

다음은 제안서 또는 기획서를 만들기 위하여

프레젠테이션이 빔프로젝트나 모니터를 이용한 발표를 위한 자료라고 한다면 제안서나 기획서는 내가 주장하고자 하는 것을 다른 사람이 '읽을 수 있도록' 만든 자료입니다.

읽히기 위함이라는 것은 자료의 내용을 내가 말로 설명하지 않아도 그 문서를 읽는 사람이 스스로 내용을 파악할 수 있도록 만들어야 하는 것입니다.

따라서, 잘 만든 프레젠테이션 용 자료는 발표자가 발표를 잘 할 수 있도록 시각적 효과를 잘 사용하거나 중요한 데이터, 요점 등을 중심으로 만들지만, 제안서 용으로 만드는 자료는 텍스트를 기반으로 한 자세한 설명이 중심이 되어야 합니다.

세번째는 포스터나 전단지와 같은 자료입니다.

포스터나 전단지는 일러스트레이터나 포토샵 같은 전문적인 툴을 쓰면 더 좋게 만들 수 있겠지만, 일반인들이 간단한 용도로 만들어 쓰기에는 파워포인트도 굉장히 좋은 툴 임에 틀림없습니다.

네번째로 애니메이션 기능을 활용하면 간단한 동영상 파일도 만들 수 있다고 볼 수 있습니다.

그 외에도 인쇄를 위한 용도로는 달력, 편지지 등 다양한 인쇄용 자료를 만들 수 있고, 인쇄용이 아니더라도 유튜브에 사용할 썸네일, 채널아트, 카톡 등에서 사용할 수 있는 카드 뉴스 등, 상상만 할 수 있으면 왠만한 것은 다 만들 수 있다고 보면 됩니다.

이제 상상한 것을 어떻게 하나씩 슬라이드로 만들어 갈 것인지는 차근차근 공부하고 실습해 보고, 만들어 본다면 분명 파워포인트의 달인이 될 수 있을 것입니다.

혹시 궁금한 내용이나 공유하고 싶은 것이 있으면 댓글로 문의 부탁드립니다.~~

감사합니다.